Jak pokazują wyniki naszych badań, przeciętne obłożenie biurka wynosi 45%. Czy nowoczesne organizacje są w stanie sfinansować tak dużą ilość niewykorzystanej powierzchni? Firmy coraz częściej rozważają wdrożenie systemu współdzielenia biurek. Czyniąc to, biorą pod uwagę nie tylko stronę finansową, ale również możliwość wykorzystania wolnej przestrzeni w znacznie lepszy sposób.
Przychodzisz rano do pracy. Wchodzisz do swojego biura i idziesz do swojej szafki - małej jednostki, w której trzymasz wszystkie swoje rzeczy. Zabierasz ze sobą laptopa i kilka dokumentów, ponieważ zawsze zaczynasz dzień pracy od spotkania z przełożonym. Idziesz prosto do sali konferencyjnej, którą wcześniej zarezerwowałeś. Po spotkaniu, masz umówione spotkanie z klientem. Siedzisz na kanapie i przechodzisz przez notatki, które masz na laptopie, aby przygotować się do rozmowy. Potem idziesz do budki telefonicznej i dzwonisz do swojego klienta. Kiedy rozmowa się skończy, chcesz odpowiedzieć na kilka e-maili; musisz też sporządzić raport. Nie potrzebujesz całkowitej ciszy, żeby to zrobić, więc idziesz na otwartą przestrzeń. Siedzisz przy wolnym biurku, podłączasz laptopa i otwierasz skrzynkę odbiorczą...
Zysk, a nie strata
Tak może wyglądać część Twojego dnia pracy w trybie współdzielenia biurka. Takie rozwiązanie, oparte na idei co-sharing, często spotykane jest w elastycznych biurach. W dzisiejszych czasach, gdy popularna jest tendencja do dzielenia się różnymi towarami, takimi jak samochody, zakwaterowanie czy usługi, nie jest już zaskakujące, że kilka osób dzieli jedno biurko, choć nadal budzi to wiele obaw i wątpliwości. Dzieje się tak dlatego, że współdzielenie biurka jest niesłusznie związane z utratą własnego stanowiska pracy.
W rzeczywistości współdzielenie biurek jest szerszą koncepcją, która oferuje różne udogodnienia w ramach przestrzeni korporacyjnej i przynosi korzyści pracownikowi. Zgodnie z tą koncepcją, sprawne i wygodne wykonywanie pracy biurowej nie zależy od posiadania własnego biurka, ale od dostępu do różnych miejsc, gdzie można wykonać poszczególne zadania. Dlatego przy wdrażaniu tego rozwiązania konieczne jest zaprojektowanie dodatkowych stref pracy, takich jak miejsca do prowadzenia rozmów telefonicznych, pomieszczenia do wykonywania niezakłóconej pracy, nieformalne strefy spotkań, pomieszczenia do prowadzenia spotkań w małych grupach oraz strefy pracy twórczej lub projektowej.
Hot deski jako źródło inspiracji
Skąd pomysł na dzielenie się biurkiem? Inspiracją dla tej koncepcji jest hot bunking, który w przeszłości był stosowany na większości okrętów wojennych, a obecnie jest głównie spotykany na okrętach podwodnych. Przestrzeń na tych statkach jest cenna i służy przede wszystkim do przechowywania broni. Ponieważ marynarze pracują na zmiany, a część załogi jest zawsze na warcie, jest mniej prycz niż ludzi na statku. Marynarze używają ich po kolei, co oznacza, że łóżka są zawsze zajęte i gorące - stąd nazwa hot bunking. Ilość prycz zależy od stosowanego na statku systemu zmianowego - zwykle jest jedna prycza dla dwóch lub trzech marynarzy. Rozwiązanie to pozwala na zminimalizowanie przestrzeni potrzebnej do spania, a zaoszczędzone metry kwadratowe mogą być wykorzystane do innych celów. Idea podziału przestrzeni została przeniesiona do środowiska biurowego w formie hot-deskingu i pojawiła się w różnych wersjach w latach 80. i 90. Jego wcześniejsze wdrożenie utrudniał niski poziom technologiczny oraz brak narzędzi pozwalających pracownikom na efektywną pracę z dala od stałych stanowisk pracy.
Hot-desking vs. desk sharing
Pomieszczenia koncepcji
Biurko nie jest najlepszym miejscem do wykonywania wszystkich zadań w pracy - to główny punkt, na którym opiera się idea dzielenia się biurkiem. Spędzenie ośmiu godzin przy biurku i sprawne wykonywanie wszystkich zadań nie jest naturalne.
Pomyślmy o tym, jak pracujemy w domu. Kiedy pracujemy nad ważnym projektem, zazwyczaj siadamy przy stole; kiedy czytamy, siedzimy na kanapie lub w fotelu; kiedy chcemy wymyślić różne pomysły, przyjmujemy wygodną pozycję. Współczesne koncepcje promują ten styl pracy w biurze. W przeszłości robiliśmy wszystko siedząc przy biurku - prowadziliśmy rozmowy telefoniczne, pisaliśmy maile, przeglądaliśmy ważne dokumenty i rozważaliśmy nowe pomysły. Dziś ludzie projektują miejsca, które zapewniają optymalne warunki do wykonywania wszystkich tych zadań, dzięki czemu meble biurowe przestaje pełnić swoją dotychczasową, wielofunkcyjną rolę.
Aspekty ekonomiczne stanowią drugą przesłankę współdzielenia biurek - puste biurka są cechą charakterystyczną współczesnych firm, które pozwalają na elastyczne formy pracy, ale jeszcze nie dostosowały do nich swoich biur. Według naszych analiz, przeciętne obłożenie biurka w firmach wynosi 45%, co oznacza, że przez ponad 55% dnia pracy stanowiska pracy są niezamieszkałe, a każdy metr kwadratowy niewykorzystanej powierzchni generuje niepotrzebne koszty dla pracodawcy. Dzielenie się biurkiem zmniejsza ten problem - liczba biurek jest mniejsza niż liczba pracowników, co pozwala zaoszczędzić miejsce, które można wykorzystać np. do rozmieszczenia różnych stref.
W jaki sposób można wdrożyć współdzielenie biurek w swojej organizacji?
Wdrożenie systemu desk sharing to ogromne wyzwanie dla firmy. Wiąże się to ze zmianą nawyków, filozofii pracy, stylu zarządzania (pracownicy stają się bardziej rozproszeni), przepływu informacji, a nawet metod komunikacji. Wymusza to również zmiany technologiczne i reorganizację powierzchni biurowej.
Decyzja o wdrożeniu lub nie wdrożenia desk sharing w przedsiębiorstwie powinna opierać się na szeregu analiz. Niewątpliwie należy zbadać styl pracy poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz poziom obłożenia stanowisk pracy w poszczególnych działach. Szczegółowe dane są kluczowe również na kolejnym etapie - przy projektowaniu powierzchni biurowej. Jest to niezwykle istotne, ponieważ projekt aranżacji biura musi być jak najlepiej dostosowany do charakteru firmy. Pracownicy, którzy są docelowymi użytkownikami biura, powinni mieć dostęp do wszystkich niezbędnych stref pracy w swoim nowym biurze. Ponadto, musi istnieć odpowiednia liczba stref, wszystkie optymalnie zlokalizowane.
Trudne procesy, takie jak przeprowadzanie analiz i projektowanie powierzchni biurowej, powinny być realizowane wraz z działaniami miękkimi. Pracownicy muszą być przygotowani na nowy styl pracy i nauczeni, jak korzystać z nowej przestrzeni, natomiast kadra zarządzająca musi zdobyć wiedzę i umiejętności, które pomogą im skutecznie zarządzać pracownikami w nowym środowisku pracy. Zaleca się prowadzenie tych działań w zakresie zarządzania zmianami w miejscu pracy z zewnętrznymi konsultantami, którzy są ekspertami w tej dziedzinie, i wdrażanie tych zmian na co dzień.
